Makalah Tentang Supervisor

I.                  Pengertian, Tugas dan Syarat Menjadi Supervisor Yang Sukses

1. Pengertian Supervisor

Kata "supervisor" berasal dari bahasa Inggris yang berarti, one who supervises or has charge and direction of: seseorang yang menyelia atau yang mempunyai wewenang untuk memberi arahan; atau bisa juga berarti, a program that controls the execution of other programs: suatu tatacara yang mengendalikan pelaksanaan tatacara lainnya. Supervisor adalah Seseorang yang posisinya berada di tengah-tengah, yaitu diantara atasan (pembuat kebijakan) dan bawahan yang berhubungan langsung dengan proses operasional (pelaksana lapangan). Supervisor diberi tugas untuk membuat perencanaan, memberikan arahan atau petunjuk, mengawasi serta memberikan training untuk bawahannya untuk mencapai hasil yang maksimal.

2. Tugas Supervisor

Tugasdari Supersivor adalah

• Menkoordinir bawahannya utuk menhetahui sejauh mana target yang sudah di capai
• Memberikan Pelatihan kepada bawahannya, misalnya dalam mencari, melayani dan memanage customer.
• Memberikan motivator pada bawahannya.
• Membantu memberikan solusi jika bawahannya mengalami masalah.
• Memonitoring aktivitas dari bawahan
• Membuat strategi strategi yang strategis dalam penjualan dan mengajarkannya kepada bawahannya.
• Memastikan bahwa bawahan tidak bingung terhadapa tugas yang diberikannya. 
• Memoitoring pembelian dan pembayaran customer dari bawahan.

3. Syarat Menjasi Supervisor yang Handal dan Sukses

• Seorang supervisor harus mengetahui lingkungan kerjanya.
• Seorang supervisor harus mengetahui sumber daya bawahannya
• Seorang supervisor harus menjadi teladan dan pembimbing yang andal bagi bawahannya.
• Seorang supervisor harus mampu berfikit secara efektif, efisien, kreatif, produktif.
• Seorang supervisor harus menghormati dan menghargai kerja keras dari bawahannya.
• Seorang supervisor harus memiliki skill komunikasi yang bagus.
• Seorang supervisor harus mempunyai kemampuan untuk memecahkan masalah yang dihadapi bawahannya
• Seorang supervisor harus mengetahui alur kerja, mempunyai skill analisis yang bagus.

II.               TUJUAN SALES SUPERVISOR

Apa tujuan sales supervisor?

Jika Kita bekerja di perusahaan maka Kita sudah tidak asing lagi dengan satu yang namanya Sales Supervisor. Mungkin Kita sempat berpikir kenapa dan untuk apa perusahaan memerlukan Sales Supervisor? terutama pada perusahaan yang berorientasi pada penjualan.

Harus diakui keberadaan Sales Supervisor di dalam perusahaan mempunyai tujuan yang sangat positif terutama dalam mendukung operasional penjualan, mencapai target penjualan yang telah ditetapkan, melakukan pengawasan terhadap aktifitas tim penjualan, serta mengaplikasikan program-program perusahaan.

Tujuan Sales Supervisor secara umum sebagai berikut:

A. Sebagai Jembatan/Fasilitator

Seorang Sales Supervisor harus mampu menjembatani setiap program-program penjualan dan rencana kerja dari pimpinan ataupun management untuk dilaksanakan oleh timnya, karena apabila Sales Supervisor salah dalam menjembatani atau salah dalam mengartikan setiap program-program penjualan dan rencana kerja pimpinan dan management , maka akan berakibat fatal bagi timnya.

Begitu sebaliknya, Sales Supervisor harus mampu mengerti terhadap aspirasi dan usulan-usulan dari tim penjualan, karena tidak menutup kemungkinan aspirasi dan usulan-usulan yang disampaikan dari tim penjualan dapat dijadikan acuan dan masukan bagi pimpinan dalam membuat perencanaan serta program-program penjualan kedepan.

Seorang Sales Supervisor harus bisa menjadi jembatan terhadap apa yang menjadi kebijakan perusahaan dengan apa yang diinginkan oleh timnya. Sebab kadang-kadang apa yang menjadi kebijakan perusahaan tidak sesuai dengan apa yang diinginkan tim penjualan. Pada kasus seperti inilah seorang Sales Supervisor harus bisa memainkan perannya.

B. Sebagai Motivator

Kesuksesan tim penjualan tidak terlepas dari motivasi yang diberikan oleh Sales Supervisor. Semangat kerja, disiplin, dan loyalitas tim penjualan sangat diperlukan guna mendukung keberhasilan dalam memasarkan produk-produk yang dijual, untuk itu motivasi bagi tim penjualan ibarat air yang selalu dibutuhkan pada saat haus.

Tujuan Sales Supervisor memberikan motivasi bagi tim penjualan sangat berpengaruh terhadap prestasi kerja tim penjualan. Dan harus diingat dalam memotivasi bawahan, hendaklah seorang Sales Supervisor memperhatikan karakter masing-masing bawahannya. Karena beda karakter beda penanganannya. Pemimpin yang baik mendedikasikan pekerjaannya membantu bawahannya menemukan emas di dalam hati mereka dan membiarkannya menyinari orang lain.

C. Sebagai Pengawas Lapangan

Pengawasan lapangan memang diperlukan, dimana tujuan dari pengawasan lapangan untuk meminimalisir tindakan-tindakan tim penjualan dalam melakukan manipulasi data penjualan. Pengawasan lapangan juga diperlukan terutama untuk melakukan pengecekan ulang terhadap hasil kerja tim penjualan, seperti pengecekan omset penjualan, serta pengecekan terhadap nota-nota penjualan sampai sejauh mana tingkat kebenarannya.

Dengan melakukan pengawasan lapangan, diharapkan Sales Supervisor dapat mengurangi tindakan-tindakan yang dapat merugikan perusahaan, serta meminimalkan kemungkinan-kemungkinan tim penjualan melakukan tindakan yang kurang baik. Yang menjadi pertanyaan bagaimana Sales Supervisor dapat melakukan pengawasan lapangan dengan baik? Untuk dapat melakukan pengawasan dengan baik, Sales Supervisor dapat memperhatikan beberapa teknik melakukan pengawasan lapangan.

Secara umum teknik pengawasan lapangan sebagai berikut:

1. Mempelajari sebanyak-banyaknya segala sesuatu tentang anggota tim penjualan dan pelanggan.
2. Mengenal sebanyak-banyaknya tentang anggota tim penjualan dan pelanggan (latar belakang kehidupan, pendidikan, pandangan hidup, kebiasaan, sikap terhadap pekerjaan, ambisi, kehidupan sosial).
3. Menyadari bahwa setiap anggota tim penjualan dan pelanggan berbeda satu dengan yang lainnya.

Pengawasan lapangan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Pengawasan lapangan langsung.Sales Supervisor dapat melakukan pengawasan lapangan secara langsung dengan memberikan bimbingan teknis dalam mengatasi masalah yang ada di lapangan.
2. Pengawasan lapangan tidak langsungPengawasan lapangan tidak langsung dapat dilakukan oleh Sales Supervisor dengan mengontrol dan merekap laporan hasil kunjungan tim penjualan serta melakukan telemarketing guna menanyakan keabsahan nota-nota penjualan.

D. Sebagai Pembentuk Struktur Organisasi yang Lebih Baik

Seiring dengan berkembangnya sebuah perusahaan, dan semakin bertambahnya jumlah tim penjualan, maka diperlukan Sales Supervisor untuk melakukan fungsi control dan Managerial.

E. Sebagai Pengarah sasaran

Seorang Sales Supervisor harus bisa mengarahkan timnya ke arah pangsa pasar yang lebih besar dan kepada pelanggan yang lebih banyak lagi, untuk memberikan keuntungan yang lebih besar kepada perusahaan yang pada akhirnya memberikan keuntungan kepada diri sendiri dan timnya.

III.           Syarat-Syarat Supervisor dan Yang Berkaitan Dengannya

Setidaknya seorang supervisor memiliki beberapa macam keterampilan yang berhubungan dengan posisinya sebagai supervisor. Beberapa keterampilan itu antara lain :

1. Keterampilan dalam kepemimpinan (leadership)
     Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang bisa menjalin hubungan yang harmonis dengan yang dipimpin
Þ Working on : wibawa (power on)
Þ Working for : pembantu bagi orang yang disupervisi
Þ Working mithin : bersama-sama
2. Keterampilan dalam proses kelompok
Supervisor harus terampil :
Þ Membangkitkan semangat kerjasama
Þ Merumuskan tujuan
Þ Merencanakan bersama
Þ Mengambil keputusan bersama
Þ Menciptakan tanggung jawab bersama
Þ Menilai dan merivisi bersama
3. Keterampilan dalam hubungan insani (human relation)
Supervisor tidak semata-mata berurusan dengan aspek meteril tetapi berhadapan dengan manusia-manusia yang berbeda perilaku.
v Hubungan pribadi : pribadi orang yang bersangkutan
v Hubungan fungsionil : fungsi yang dijalankan seseorang
v Hubungan instrumental : didasarkan atas pandangan memperalat bawahan
v Hubungan konsensionil : didsarkan atas kebiasaan atau kelaziman yang berlaku.
4. Keterampilan dalam administrasi personal
Supervisor harus terampil :
v Menyeleksi anggota/karyawan baru
v Mengorientasi anggota/karyawan baru
v Menempatkan dan menugaskan sesuai kecakapan
v Membina
5. Keterampilan dalam evaluasi (evaluation)
v Merumuskan tujuan dan norma-norma
v Mengumpukan fakta-fakta perubahan
v Menterapkan criteria dan menyusun pertimbangan
v Merevisi rencana yang disusun
Kemudian setelah memenuhi keterampilan diatas, kita akan mengetahui berbagai macam type-type seorang supervisor pendidikan. Type-typenya antara lain :
1. Otokratis : supervisor penentu segalanya
2. Demokratis : mementingkan musyawarah mufakat dan bekerjasama atau gontong royong secara kekeluargaan.
3. Manipulasi diplomatis : mengarahkan orang yang disupervisi untuk melaksanakan apa yang dikehendaki supervisor dengan cara musulihat
4. Laissez-faire : memberikan kebebasan dan keleluasan kepada orang yang disupervisi untuk melakukan apa yang dianggap mereka baik.

IV.           Penutup

1.      Kesimpulan

Berdasrakan penelusuran data secara kualitatif maka penulis dapat menyimpukan bahwa, Supervisor adalah Seseorang yang posisinya berada di tengah-tengah, yaitu diantara atasan (pembuat kebijakan) dan bawahan yang berhubungan langsung dengan proses operasional (pelaksana lapangan). Supervisor diberi tugas untuk membuat perencanaan, memberikan arahan atau petunjuk, mengawasi serta memberikan training untuk bawahannya untuk mencapai hasil yang maksimal.

Keberadaan Sales Supervisor di dalam perusahaan mempunyai tujuan yang sangat positif terutama dalam mendukung operasional penjualan, mencapai target penjualan yang telah ditetapkan, melakukan pengawasan terhadap aktifitas tim penjualan, serta mengaplikasikan program-program perusahaan.

2.      Saran

Seorang supervisor yang baik harus lebih berani untuk menjadikan dirinya sebagai seorang pelatih yang profesional terhadap semua staf yang membantunya di unit kerja. Sebagai seorang pelatih, supervisor harus bisa menjadi teladan dan pembimbing yang handal bagi semua stafnya dalam menyelesaikan semua proses kerja sesuai dengan spesifikasi kualitas yang diharapkan dalam waktu yang sesingkat – singkatnya.

Para bawahan akan mempercayai atasannya kalau mereka mengalami komunikasi interaktif yang positif secara langsung selama proses kerja berlangsung. Oleh karena itu, supervisor sebagai pemimpin yang sekaligus sebagai pelatih harus selalu berada disisi para bawahannya untuk membantu setiap kesulitan mereka, serta menjadi seorang motivator yang efektif dan produktif dalam mengarahkan semua staf ketujuan yang ingin dicapai.